Sprawy Miejskie

Język sprawozdań

Szczegóły

Opublikowano: wtorek, 21, luty 2012 18:59

Alina Strawczyńska

Początek roku to tradycyjnie czas sprawozdań składanych Radzie Miejskiej przez dyrektorów placówek kulturalnych z działalności z roku ubiegłego. Sprawozdania z 2011r. wydają się mieć szczególne znaczenie. W ubiegłym roku powstał nowy twór Centrum Kultury i Rekreacji we Wschowie, która to placówka miała nadać nową jakość wyrażeniu „życie kulturalne” w naszej gminie, zerwać z dotychczasową stagnacją i marazmem na tym polu. Natomiast Biblioteka Publiczna oraz Muzeum Ziemi Wschowskiej przygotowują się właśnie do zmiany lokalizacji, ale również – jak można wywnioskować z dość skąpych zapowiedzi – unowocześnienia formuły działania.

Garść danych statystycznych oraz skromne (CKiR) lub nieco bardziej rozbudowane (Muzeum) sprawozdania, które dyrektorzy wschowskich placówek kulturalnych przygotowali dla radnych, czytane w oderwaniu od szerszego tła, nie zawsze wymiernie obrazują jakość działalności danej placówki. Cóż bowiem wynika z informacji, że biblioteka miała w 2011r. zarejestrowanych 3537 czytelników, a – dla porównania – w 2010r. było ich 3728? Spada liczba czytelników, spada liczba wypożyczanych książek – czy jednak oznacza to, że placówka ta pracuje gorzej niż przed rokiem? Personel mniej się stara? Nie, oznacza to, że – podobnie jak w całym kraju – czytelnictwo staje się coraz mniej popularne. Może być za to wskazówką, że należy szukać nowych sposobów przyciągnięcia mieszkańców do biblioteki, wzbogacić ofertę o nowoczesne multimedia.

Jakie z kolei wnioski można wyciągnąć z przedstawionej przez CKiR (do lipca DK) listy, określonej enigmatycznie: wykaz zrealizowanych imprez (organizacja i współorganizacja)? Nie są w tej liście wskazane działania autorskie, nie określono które zostały przygotowane we współpracy i z jaką jednostką czy stowarzyszeniem. Zupełnie pominięto nazwy organizacji pozarządowych współtworzących dane wydarzenia, nie określono rodzaju wkładu własnego – czy było to tylko zaplecze sprzętowo-techniczne czy również pomysł, idea należała do Centrum. Długa wyliczanka dat i nazw kolejnych imprez kulturalnych - bez podania szczegółów, tylko z lapidarną wzmianką na początku, że w tym zbiorze mieści się również współorganizacja - sprawia wrażenie niezmiernej obfitości wydarzeń autorstwa CKiR. Takie przedstawienie sprawy jest przede wszystkim krzywdzące dla stowarzyszeń współpracujących z Centrum, ponieważ wygląda to na zawłaszczanie cudzych zasług, gdyż brakuje choćby drobnej wzmianki o współautorze. Tym bardziej, że w wymienionych przez CKiR wydarzeniach niejednokrotnie rola Centrum ograniczała się do użyczenia sprzętu, sali, pomocy technicznej. Oczywiście, rola „zaplecza” pełnionego przez omawianą instytucję jest bardzo ważna i tego typu pomoc w organizacji jakiegokolwiek przedsięwzięcia jest nie do przecenienia. Przedstawiając jednak rzetelne sprawozdanie z własnej działalności wypadałoby chociażby zaakcentować wkład innych podmiotów. Tym bardziej kiedy reprezentuje się instytucję, której zadaniem jest m.in. propagowanie współpracy z lokalnymi stowarzyszeniami, działającym na polu kultury oraz ich promocja.

Omawiane sprawozdania z rocznej działalności są przede wszystkim skierowane do radnych, którzy mają możliwość dopytać o wiele szczegółów, poprosić o dodatkowe wyjaśnienia. Przeciętny internauta, który z ciekawości zajrzy do materiałów przygotowanych na sesję Rady Miejskiej takiej możliwości pogłębienia własnej wiedzy o działalności jednostek nie ma. Ponieważ jednak materiały owe są przeznaczone do publicznego wglądu, a znajomość działania samorządowych jednostek leży w interesie lokalnej społeczności, osoby sporządzające takie sprawozdania powinny wziąć pod uwagę fakt, że dokumenty te są czytane również przez inne osoby niż radni. Co więcej, szczególnie instytucje kultury, których działalność nieodłącznie wiąże się obecnie z promocją i marketingiem, winny zadbać o wyczerpujące i rzetelne przedstawienie swojej działalności. Oraz o przedstawienie danych w sposób bardziej atrakcyjny niż sztampowa wyliczanka. Na tle pozostałych sprawozdań pozytywnie wyróżnia się to przygotowane przez dyrektora Muzeum – nie tylko z powodu zawartych w nim dość wyczerpujących informacji, ale również ich uporządkowania i takich detali jak logo na kartce czy kolory.

Wszystkie z omawianych wschowskich instytucji kulturalnych są w trakcie zmian, placówki te muszą przeformułować swoje cele i sposoby ich realizacji. Jest to nie tylko związane z czynnikami stricte technicznymi, takimi jak połączenie dwóch jednostek w jedną czy zmiana lokalizacji. Wypływa to również ze zmian trendów ogólnopolskich i ogólnoświatowych – dotychczasowy model funkcjonowania bibliotek czy muzeów po prostu się wyczerpał i trzeba szukać nowych sposobów przyciągnięcia do nich osób. Żeby wprowadzić sensowne zmiany, które zaowocują w przyszłości zadowalającą frekwencją, instytucje te muszą wprowadzić nowy język kontaktów z potencjalną publicznością, nowe sposoby promocji – a to oczywiście wiąże się też ze zmianą sposobu myślenia. Skoro zmienia się formuła działania, próbuje się wyjść poza dotychczasowe schematy, oczywiste jest że należy do tego używać świeżego, adekwatnego języka – języka rozumianego tu szeroko, jako pojęcie narzędzia służącego do komunikacji z potencjalnym odbiorcą. W takim rozumieniu język to zbiór wszelkich komunikatów: zarówno tych werbalnych, jak i wytworzonych obrazów, modelowania przestrzeni, w której dochodzi do kontaktów, wybór przekaźnika (zatem jest to nie tylko np. treść tekstu promującego jakieś wydarzenie, ale też nośnik - papier, Internet - oprawa graficzna, plakaty, ich umiejscowienie, tworzenie hologramów, mini-prezentacji w miejscu, w którym zapowiadane wydarzenie ma się odbyć, itd.). Ale takim językiem są również  „szczegóły” jak roczne sprawozdania kierowane do radnych, będących przedstawicielami lokalnej społeczności i oceniających działania placówek.

W przypadku zmiany języka, sprawozdania roczne mogłyby zostać przygotowane w formie prezentacji – taka prezentacja lub jej część mogłaby następnie zostać umieszczona na stronie danej instytucji i służyć jako reklama działalności jednostki. Jeżeli włodarze Wschowy i kierujący z ich ramienia dyrektorzy aspirują do tego, aby posiadać: nowoczesną bibliotekę multimedialną, muzeum, które będzie bazowało nie na stałych ekspozycjach (bo ciekawych eksponatów stałych nasza placówka w nadmiarze nie ma), a na wystawach, prezentacjach, wydarzeniach okresowych oraz zmodernizowaną placówkę zajmującą się animacją kultury wśród mieszkańców gminy, muszą przygotować również nowoczesne narzędzia. Nudna wyliczanka zrealizowanych zadań czy liczby uczestników – bazująca na schematach używanych od lat (przeglądając w kolejnych latach sprawozdania niektórych instytucji można zauważać, że szablon pozostaje bez zmian, wpisywane są tylko nowe liczby), bez nakreślenia szerszego kontekstu czy chociażby analizy porównawczej z kilku ostatnich lat tak naprawdę nie posiada ani wartości poznawczych, ani tych marketingowych. Inicjowaniu kolejnych działań we współpracy z różnymi lokalnymi podmiotami nie służy też z pewnością pomijanie ich wkładu przy organizacji danego wydarzenia (tak, nie tylko CKiR ma wkład w działalność lokalnych stowarzyszeń, również te stowarzyszenia mają duży wkład w rozwój działalności Centrum – i powinno być to wyraźnie wyartykułowane).

Po zapoznaniu się z ostatnimi sprawozdaniami samorządowych instytucji kultury we Wschowie w czytelniku pozostają duże obawy czy można mieć nadzieję na przekształcenie ich w prawdziwie nowoczesne i prężnie działające jednostki. Właściwie tylko sprawozdanie dyrektora Muzeum posiada elementy, które wskazują na to, że jego autor (autorzy?) mają świadomość, że zarządzanie tego typu placówką oraz opowiadanie o jego działalności wymaga nowych metod, narzędzi – wspomnianego wyżej nowego języka. Czym jest bowiem i czemu służy sprawozdanie z działalności, przedstawiane rokrocznie radnym? Formalnością? Zestawieniem statystycznym? Zestawieniem dochodów i rozchodów? Akurat w przypadku instytucji kulturalnych takie sprawozdanie powinno być odzwierciedleniem umiejętności kreowania postaw edukacyjnych i kulturalnych wśród mieszkańców, umiejętności stosowania nowoczesnych narzędzi i wdrażania nowych pomysłów. Jeżeli przeciętny czytelnik ziewa z nudów, czytając te sprawozdania i nie dowiaduje się niczego nowego o działalności tychże placówek, można założyć, że i przeciętny radny czytał je z niewielkim entuzjazmem. Jak zatem dyrektorzy tychże placówek chcą następnie przekonać radnych, ale też i zwykłych wschowian, że warto inwestować w ich pomysły, że w ogóle posiadają ciekawe pomysły, a do tego mają kwalifikacje i umiejętności, żeby te pomysły wdrożyć? W jaki sposób chcą przyciągnąć do swych placówek nowe osoby i zatrzymać dotychczasowe, udowodnić, że dostrzegają zmieniający się wokół świat i potrafią wyjść naprzeciw nowym oczekiwaniom „konsumentów” kultury, skoro podsumowania roczne działalności kierowanych przez nich placówek od lat wyglądają tak samo?

Zainteresowani mogą znaleźć przygotowane sprawozdania wśród dokumentów przygotowanych na XVIII Sesję Rady Miejskiej (załącznik Projekty Uchwał) 

• « poprz.
• nast. »